معیارهای ضروری برای انتخاب نرم افزار حسابداری
همانطور که می دانید تمامی اطلاعات مالی و پولی یک شرکت در سیستم های حسابداری ثبت و نگهداری می شود از این رو هسته اصلی یک شرکت، نرم‌افزارهای حسابداری می باشند. در ادامه به عناصر مهمی که هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری باید در نظر گرفته شود، اشاره می کنیم.
1. نیازهای کاربر را برآورده کند
توانایی نرم افزار حسابداری برای برآوردن نیازهای شرکت شما، از جمله توانایی آن در انجام کلیه محاسبات و امور مالی و سفارشی شدن با نیازهای تجاری خاص شما، مهمترین جنبه ای است که باید در هنگام انتخاب یک برنامه حسابداری در نظر بگیرید. یک نرم افزار حسابداری خوب باید فضایی برای بهبود و افزودن امکانات مورد نیاز خود داشته باشد و همیشه باید به روز شود زیرا کسب و کارها دائما در حال گسترش و توسعه هستند.
2. استفاده از نرم افزار آسان و دقیق باشد
کار با بعضی از این نرم افزارها ممکن است بهره وری کارکنان را کاهش دهد زیرا همانطور که همه می دانیم انجام محاسبات حسابداری به خودی خود پیچیده و دشوار است. علاوه بر این، اگر نرم افزار نادرست باشد، احتمال خطا به طور قابل توجهی افزایش می یابد.
3. پشتیبانی نرم افزار
از آنجایی که بخش حسابداری و مالی هر کسب و کار مهم ترین جزء آن است، همه نرم افزارهای حسابداری باید خدمات پشتیبانی قوی داشته باشند. در صورت بروز هرگونه مشکل، کاربران باید بتوانند با تیم پشتیبانی ارائه دهنده نرم افزار تماس بگیرند. اکثر شرکت‌هایی که نرم‌افزار حسابداری ارائه می‌دهند، از طریق پشتیبانی تلفنی و یا به صورت آنلاین در دسترس هستند و پاسخگوی نیازهای کاربران درطول شبانه‌روز هستند. چالاک حساب نیز با بهره گیری از متخصصان حاذق به صورت 24 ساعته آماده پاسخگویی به نیاز کسب و کارها می باشد.
4. ظرفیت بالای نرم افزار برای ذخیره امن اطلاعات
از آنجایی که اطلاعات مالی بسیار حیاتی هستند، باید با بالاترین سطوح امنیتی ممکن نگهداری و ذخیره شوند.
5. قابلیت سفارشی شدن نرم افزار
امکان سفارشی سازی نرم افزار حسابداری برای هر کاربر ضروری است. برای دسترسی بهتر به برنامه، ارائه دهنده نرم افزار باید قادر باشد است برخی از نیازهای شما را مستقیماً برطرف کند.
6. توانایی نرم افزار برای صرفه جویی در هزینه
هر صنفی باید به نرم افزاری که برای شغل خود نیاز دارد دسترسی داشته باشد و بتواند از آن به عنوان یک منبع خوب استفاده کند و قیمت نرم افزار حسابداری نیز باید مناسب باشد.
7. تاریخچه شرکت نرم افزار
یک نکته کلیدی در هنگام انتخاب نرم افزار، می تواند تجربه شرکت تولید کننده نرم افزار باشد. کاربران و حسابداران به این سیستم ها اعتماد دارند زیرا سازندگان نرم افزار تجربه کافی دارند. پس موقع خرید یک نرم افزار به تاریخچه شکل گرفتن شرکت و سابقه کار آن توجه فرمایید. شرکت چالاک حساب یکی از شرکت های نرم افزاری است که بیش از یک دهه در زمینه طراحی نرم افزارها تجربه دارد.
8. پیش بینی های مالی
پیش بینی های مالی و عملکرد باید با نرم افزار حسابداری امکان پذیر باشد. این پیش بینی ها برگرفته از گزارش های مالی است که طبقه بندی و در نرم افزار حسابداری ثبت شده است. کاربران با استفاده از یک سیستم حسابداری که توانایی ایجاد گزارش را دارد، می توانند در مورد هر موضوع خاصی که بیشتر مورد علاقه آنها است یا برای کسب و کارشان مفید است، گزارش تهیه کنند.
9. تخصص ارائه دهنده نرم افزار
به منظور برآورده ساختن کامل نیازهای کاربران نرم افزار، ارائه دهندگان نرم افزار باید دانش لازم در این زمینه را داشته باشند و بر الزامات حرفه حسابداری نظارت داشته باشند. این کار با ارائه راهکارهای سریع و تخصصی از سوی ارائه دهندگان نرم افزار، نوعی پشتیبانی قوی از سوی کسب و کار است و درصد رضایت مشتری را بالا می برد.
نکات مهمی که در انتخاب نرم افزار حسابداری باید در نظر گرفته شود
ویژگی هایی که در ادامه ذکر شده در بهترین نرم افزار حسابداری یافت می شود:
- شما می توانید داده ها را از چندین زمینه مختلف در یک نرم افزار ترکیب کنید.
- این نرم افزار امکان حذف لیست های مالی مختلف را در اختیار شما قرار می دهد.
- کاربرد بالقوه فصل های پیشنهادی.
- امکان مشاهده لیست اسناد حسابداری و همچنین کل و حساب های ویژه.
- ظرفیت تغییر حساب ها.
- در دسترس بودن ثبت اسناد و امکان پیش نویس اسناد.
- عملکرد جستجوی نرم افزار.
- امکان مشاهده و چاپ عناوین کلی، خاص ویا جزئی و همچنین کدگذاری آنها.
- امکان مرتبط کردن هر مقاله سند با مرکز هزینه.
- بستن حساب های موقت و صدور سند اختتامیه در پایان هر دوره مالی
- نمایش صورت سود و زیان و ترازنامه مطابق با استانداردهای حسابداری.
- فیلتر کردن و جستجوی سوابق حسابداری یا مجموعه اسناد بر اساس تاریخ، وضعیت ثبت نام، کاربر یا توضیحات.
- مشاهده اطلاعات چک ها، دریافت ها و پرداخت ها و همچنین صورتحساب های خرید و فروش از طریق فرم سند و مطابق با مقالات مرتبط.
- از اطلاعات حساب می توان برای دسترسی به حساب ها استفاده کرد.
- امکان بازیابی، بازسازی یا فشرده سازی داده ها با استفاده از نرم افزار حسابداری پس از پشتیبان گیری از اطلاعات روی هارد یا فلاپی دیسک.
- گزینه نمایش مجموع مبالغ بدهکار و بستانکار و همچنین مابه التفاوت هر سند.
- علاوه بر مبلغ ریالی می توان به هر سند مبلغ اضافی اختصاص داد.
- در صورت تمایل، می توانید هر سندی را از حافظه کپی کنید.
- ظرفیت طبقه بندی کاربران به سطوح کاری مختلف و گروه های کاربری تحت نظارت مدیر سیستم.
- گزینه مشاهده موجودی حساب یا دفاتر حساب به طور مستقیم از سند فرم.
- مدیر سیستم نرم افزار حسابداری مالی قادر خواهد باشد عملکرد کاربر را زیر نظر داشته باشد.
- پتانسیل برای تعریف و استفاده از اصطلاحات و استفاده مکرر.
- استفاده از مدارکی که هر ماه ثبت می شود برای ایجاد سند ماهانه.
- امکان چاپ سریع داده ها از هر نقطه از سیستم.
- امکان تغییر و ذخیره ابعاد و مکان یابی فرم های مختلف.
- ظرفیت انتقال شرایط حسابداری، مراکز هزینه، پروژه ها و سوابق مالی از یک کسب و کار به تجارت دیگر.
- امکان صادرات هر گزارش دلخواه به صورت فایل اکسل و ایمیل آن با امکان دریافت نسخه فارسی زبان فایل.
- امکان بررسی حساب ها بر اساس پروژه ها، مراکز هزینه و جزئیات شناور.
- گزینه ای برای ایجاد یک گزارش مختصر یا عمیق در مورد عملکرد حساب ها.
- وجود دفتر مجزا برای جزئیات یا اجزای خاص یک قلم خاص (دفتر حساب مرکب).
- قابلیت شمارش مصادیق ثبت و برگشت هر سند حسابداری.
- قابلیت تنظیم کمیت و تاریخ اسناد جدید با اسنادی که قبلاً صادر شده اند.
- ظرفیت محدود کردن دسترسی کاربران به دفاتر یک مجموعه تعریف شده از حساب ها.
- قدرت مسدود کردن حساب های خاص یا مدیریت سوابق بدهکار و بستانکار آنها.
- امکان ذخیره گزارش های نموداری مقایسه گردش مالی یا مانده حساب در فرم مدیریت نمودار.
- ظرفیت ایجاد و ذخیره گزارش عملکرد حساب با پارامترها.
- امکان علامت گذاری ناسازگاری در دفاتر حساب.
